By Yuri Заява на відпустку — це письмове звернення працівника до роботодавця з проханням надати відпочинок на визначений період. У документі потрібно зазначити вид відпустки, дату її початку, тривалість і дату виходу на роботу, якщо вона відома. Правильно оформлена заява допомагає кадровій службі підготувати відповідний наказ, а бухгалтерії — правильно розрахувати належні виплати. В Україні порядок надання відпусток регулюється Кодексом законів про працю України та Законом України «Про відпустки». Вимоги до оформлення заяви можуть залежати від виду відпустки, внутрішніх правил підприємства та конкретних обставин працівника.
Які дані потрібно вказати в заяві на відпустку
Заяву зазвичай складають у довільній письмовій формі, якщо роботодавець не затвердив власний шаблон. У правому верхньому куті зазначають посаду, назву підприємства та ПІБ керівника, якому адресовано документ, а нижче — посаду й ПІБ працівника. Посередині сторінки розміщують назву документа — «Заява». Основний текст має містити чітке прохання надати конкретний вид відпустки із зазначенням дати початку та кількості календарних або робочих днів відповідно до правил, що застосовуються до відповідного виду відпустки.
Наприкінці документа зазначають дату складання та особистий підпис працівника. Якщо відпустка передбачає подання підтвердних документів, до заяви додають відповідні копії або оригінали згідно з вимогами роботодавця. Наприклад, для відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами підставою є належно оформлений медичний висновок, а для відпустки без збереження заробітної плати в окремих випадках можуть знадобитися документи, що підтверджують відповідні обставини. Перед поданням заяви варто перевірити правильність дат, кількість днів і формулювання прохання, щоб уникнути непорозумінь під час оформлення наказу.
Основні елементи заяви на відпустку:
- Адресат: посада, назва підприємства та ПІБ керівника.
- Заявник: посада, структурний підрозділ за потреби та ПІБ працівника.
- Назва документа: «Заява».
- Прохання: вид відпустки, дата початку та її тривалість.
- Підстава: за потреби — причина звернення або посилання на відповідний документ.
- Додатки: перелік документів, які додаються до заяви, якщо вони потрібні.
- Дата й підпис: дата складання документа та підпис працівника.
Якщо працівник просить надати щорічну відпустку за затвердженим графіком, у заяві доцільно зазначити відповідний період і тривалість відпочинку. Якщо відпустка потрібна поза графіком, дату необхідно попередньо погодити з роботодавцем, якщо закон не передбачає для працівника спеціальних гарантій. Не варто обмежуватися формулюванням «прошу відпустити мене на тиждень», оскільки воно не визначає точних дат і виду відпустки. Чітке формулювання допомагає правильно оформити кадрові документи та визначити дату повернення до роботи.
Зразок заяви на щорічну оплачувану відпустку
Для оформлення щорічної основної відпустки в заяві зазначають її вид, дату початку та тривалість у календарних днях. За загальним правилом мінімальна тривалість щорічної основної відпустки для повнолітнього працівника становить 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік, якщо законодавством не передбачено більшу тривалість для відповідної категорії працівників. Конкретна кількість днів, доступних працівнику на певну дату, залежить від робочого року, використаних днів і спеціальних норм законодавства. Якщо відпустка надається за графіком, варто узгодити заяву з кадровою службою, щоб зазначений період відповідав оформленню на підприємстві.
Приклад тексту заяви для ситуації, коли працівник просить надати 14 календарних днів щорічної відпустки з 2 листопада 2026 року:
Директору ТОВ «Приклад»
Іваненку Івану Івановичу
від менеджера відділу продажу
Петренко Олени Сергіївни
ЗАЯВА
Прошу надати мені щорічну основну відпустку тривалістю 14 календарних днів з 2 листопада 2026 року.
11 жовтня 2026 року
Підпис: __ Олена Петренко
Цей зразок можна адаптувати до власної ситуації, замінивши назву підприємства, дані керівника, посаду, ПІБ, дату початку та тривалість відпустки. Якщо працівник просить поділити щорічну відпустку на частини, необхідно врахувати вимоги законодавства щодо такого поділу та погодити періоди з роботодавцем у встановленому порядку. У заяві краще вказувати саме календарні дні, а не робочі, оскільки щорічну основну відпустку обчислюють у календарних днях. Водночас під час дії спеціальних правових режимів, зокрема воєнного стану, можуть застосовуватися особливі правила щодо надання та обчислення відпусток, тому перед поданням документа потрібно перевірити чинні норми.
Як написати заяву на відпустку без збереження заробітної плати
Відпустка без збереження заробітної плати дає змогу тимчасово не працювати без отримання оплати за цей період. У заяві потрібно зазначити прохання надати таку відпустку, її тривалість, дати початку й завершення та, за потреби, причину. Важливо розрізняти відпустку, яку роботодавець зобов’язаний надати за наявності передбачених законом підстав, і відпустку, яка надається за домовленістю сторін. У другому випадку самого бажання працівника недостатньо для автоматичного оформлення відсутності, тому потрібно отримати погодження роботодавця.
Наприклад, якщо працівнику потрібні п’ять календарних днів без збереження заробітної плати через особисті обставини, текст може бути таким: «Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 5 календарних днів з 12 листопада 2026 року за сімейними обставинами». За потреби роботодавець може попросити уточнити підставу або надати документи, якщо цього вимагає закон для відповідного виду відпустки. Перед оформленням необхідно перевірити, чи належить ситуація до випадків обов’язкового надання відпустки та які обмеження щодо її тривалості діють на момент звернення.
| Вид відпустки | Що зазначити в заяві | Чи потрібне погодження роботодавця |
|---|---|---|
| Щорічна основна | Дату початку та тривалість | Залежить від графіка й обставин надання |
| Без збереження зарплати за згодою сторін | Дати, тривалість і причину за потреби | Так |
| Без збереження зарплати за обов’язковою підставою | Дати, тривалість і законну підставу | За наявності передбачених законом умов роботодавець зобов’язаний її надати |
| У зв’язку з вагітністю та пологами | Відповідний вид відпустки та дату початку | Оформлюється на підставі належних документів |
| Для догляду за дитиною | Вид відпустки, дані про дитину за потреби та бажаний період | Залежить від законної підстави й оформлення документів |
Під час складання заяви не варто вказувати неправдиву причину або зазначати вид відпустки, який не відповідає фактичним обставинам. Якщо працівник просить відпустку без збереження заробітної плати за згодою сторін, потрібно дочекатися її належного погодження та оформлення. Самовільна відсутність на роботі без законної підстави може призвести до трудового спору або дисциплінарних наслідків. Також слід враховувати, що порядок обчислення тривалості відпусток і можливість їх надання можуть змінюватися залежно від чинного законодавства, зокрема спеціальних правил воєнного стану.
Як подати заяву на відпустку та перевірити її оформлення
Заяву можна подати особисто керівнику, через відділ кадрів або в електронній формі, якщо такий спосіб документообігу прийнятий у роботодавця та дозволяє належно підтвердити подання документа. Якщо заява подається на папері, доцільно підготувати два примірники: один передати роботодавцю, а на другому попросити поставити відмітку про отримання. Це допоможе підтвердити дату звернення в разі виникнення спору щодо оформлення відпустки. В електронному документообігу варто зберегти підтвердження надсилання й отримання документа, а також перевірити, чи відповідає обраний спосіб підписання вимогам підприємства.
Після подання заяви необхідно уточнити, чи погоджено відпустку та чи оформлено відповідний наказ, якщо він потрібен за процедурою роботодавця. Працівникові слід перевірити, чи збігаються в наказі вид відпустки, дати та тривалість із поданою заявою. Для щорічної оплачуваної відпустки важливо також з’ясувати порядок виплати відпускних з урахуванням чинних законодавчих вимог і можливих спеціальних правил. До фактичного початку відпустки потрібно переконатися, що відсутність оформлена належним чином, а дата повернення на роботу зрозуміла працівнику й роботодавцю.